DORS+ Offer Portal Privacy Notice
Last Reviewed: October 2024
Next Review: June 2025
About NDORS and us:
The National Driver Offender Retraining Scheme (NDORS) offers motorists who have been caught committing a relevant traffic offence an opportunity to attend a course focusing on re-education and is designed to achieve greater compliance with the Road Traffic legislation.
NDORS is run for and on behalf of the police services in the UK. NDORS is managed and administered by UKROEd Ltd (a limited company registered in England and Wales under company number 8773977, registered address at Colwyn Chambers, York Street, Manchester M2 3BA).
UKROEd Ltd is the operating company of The Road Safety Trust, a charitable trust (charity number 1156300) dedicated to supporting projects and research aimed at making the roads safer for all road users.
You can find out further information about NDORS, UKROEd and the Road Safety Trust by accessing our websites:
https://roadsafetytrust.org.uk/
This privacy notice provides individuals who have been offered an opportunity to attend a course under NDORS by a Police force ( an NDORS Course ) with information about how we obtain, collect and process your personal data. Please read this privacy notice carefully. From time to time we may issue updated privacy notices to you relating to the way in which we collect personal data about you which we will bring to your attention.
UKROEd Ltd manages the operation of a centralised IT system called DORS+ ( DORS+ system ), which is used by police forces and accredited Course Providers. Part of its functionality is to support the management and administration of NDORS in respect of Road Traffic offences.
References in this privacy policy to “ UKROEd ” , “ we ” and “ us ” are to UKROEd Ltd.
For the purposes of data protection legislation, we and the police force which invited you to attend an NDORS Course ( Relevant Police Force ) are joint controllers of the data we obtain from you for the purposes of verifying your eligibility to attend an NDORS Course and tracking your attendance at an NDORS Course. This means that, together with the Relevant Police Force, we are responsible for deciding how we hold and use personal information about you.
The types of data we collect about you, and how we collect and use such data:
Personal data means any information about an individual from which that person can be identified. It does not include data where the identity has been removed (anonymous data).
We minimise as far as we can the amount of personal data that we collect and process about you in connection with NDORS.
We will obtain certain personal data about you from the Relevant Police Force.
We have set out below the types of personal data we may collect, use, store and transfer about you and where and how we obtain such information.
Information we collect from the Relevant Police Force:
In order for you to attend an NDORS Course, the Relevant Police Force will add certain details to the DORS+ system to enable you to register for the NDORS Course, including:
- your driver number;
- reference data relating to the road traffic offence being processed including:
- The name of the Relevant Police Force
- The date of the offence which is being processed
- The National Offence Code detailing which offence is being processed
- The reference number of the offence from their policing system
- A Personal Identification Number (PIN)
- The expiry date which details when you need to have attended & completed the NDORS course
- The DORS+ system automatically assigns two unique reference numbers to this information:
- The OffenceID which is returned to the Police Force
- The AttendanceID which is made available to your chosen course provider
Information we collect from you:
We will collect personal data directly from you when you access the DORS+ Offer Portal, when you:
Register:
- Your reference number
- Your Personal Identification Number (PIN) or Driver Number
- The IP address of the computer you used to connect to the DORS+ Offer Portal
- The date and time you log in to the DORS+ Offer Portal
Login:
- Your email address
- Your password
- The IP address of the computer you used to connect to the DORS+ Offer Portal
- The date and time you log in to the DORS+ Offer Portal
Use the “Forgot Your Reference Number” function:
- Your driver number
- Your postcode
- Your telephone number
- Your email address
- Reference number(s) sent to your email
- The IP address of the computer you used to connect to the DORS+ Offer Portal
- The date and time you used the function
Use the “Forgot Your Password” function:
- Your email address
- Your month & year of birth
- The IP address of the computer you used to connect to the DORS+ Offer Portal
- The date and time you log in to the DORS+ Offer Portal
We will collect personal data directly from you when you Register your acceptance of your NDORS Course Offer via the DORS+ Offer Portal, including:
- Your first name and last name
- Your driver number (optional if you are accepting a course offer for a non-endorsable offence)
- Your month & year of birth
- Your email address
- Your telephone number (optional)
- Your postal address
- Your language preference (based on the language you completed registration in)
If you choose to create a user Account as part of the Registration process, we will also request:
- A password
- Communication preferences
- To receive emails when the status of your NDORS Course is changed
- To receive occasional email invites to provide feedback or take part in research
- To request an extended retention period (of 6 years)
Information we collect from automated technologies or interactions:
When you interact with the DORS+ Offer Portal, we will automatically collect information about your type of device and internet browser you are using. This information is required to ensure the screens display properly. We collect this personal data by using cookies, server logs and other similar technologies.
Please see our Cookies Policy for further information.
How we use your data:
UKROEd only use your data to:
- verify that you are eligible to attend an NDORS Course
- verify that you are the individual to whom the police sent the NDORS Course Offer
- identify the closest Course Location to the Postal Address provided during Registration
- track your NDORS Course offer and your attendance on an NDORS Course
- generate invoices and disbursements, and to investigate any issues with these
- offer you the opportunity to access the Driver Top-Up service
- protect your vital interests by releasing your contact details to public health authorities in exceptional circumstances ( e.g. NHS Test & Trace Covid-19 response )
We will only collect and process your personal information where we have a legal basis under data protection laws to do so, namely that the processing is necessary for the performance of a task carried out in the public interest and under the control of official authority.
We may produce aggregated and anonymous statistics relating to NDORS Course Offers and Attendance, for Police Forces, Course Providers, government departments and other relevant stakeholders. Aggregated data may be derived from your personal data but is not considered personal data in law as this data no longer directly or indirectly reveals your identity.
We may use your personal data to communicate with you:
- We will send an email to the email address you provide during registration to confirm you have registered.
- We may send you a reminder email if you have registered on our system but not booked your course
- We will send an email to your registered email address to confirm that you have attended & completed your NDORS Course and to offer you the opportunity to access the Driver Top-Up service
- We may send a reminder email with your Driver Top-Up access code after course completion
- If we need to contact you in relation to your NDORS Course, we may use the email address, telephone number, and/or postal address you provided during registration to do so.
- We will not send you any other communications unless you request us to do so under your account preferences.
We do not:
- Use your personal data for marketing purposes
- Share your personal data with any organisation for marketing purposes
- Permit any licensed course provider delivering NDORS Courses to use the data we have provided to them for marketing purposes
- Share your personal data with insurance companies
- Permit any licensed course provider delivering NDORS Courses to share your personal data with insurance companies.
Who we share your data with:
We use a third-party provider for the hosting, support and maintenance of the DORS+ system. This third party is only permitted to process your personal data for specified purposes and, where they are processing personal data on our behalf, in accordance with our instructions.
We use an address search facility provided by Experian to identify your postal address during registration. We share your house name/number and postcode to do this.
We use Google Maps to identify the nearest course location to your postal address. We share your postal address to do this.
We use a third-party provider for the hosting, support and maintenance of the Driver Top-Up service. We only provide this provider with a pseudonymised reference if you access the Driver Top-Up service.
We may also share personal data with:
- our lawyers, and other professional advisors if required in order to provide us with advice;
- any successor body to UKROEd whose responsibility it is to manage and administer NDORS on behalf of the police forces.
- Public Health Authorities in exceptional circumstances and when it is in your vital interests for us to do so – the Public Health Authorities act as Data Controllers in this capacity.
Course providers – Registration via the DORS+ Offer Portal:
When you have completed the registration process via the DORS+ Offer Portal, we will use your registered postal address to identify the closest course location. We share your postal address with Google Maps for this purpose. You can amend the search to find a different course location.
Once you have selected a course location, we identify the course provider who has been licensed to deliver the NDORS Courses at that location. We will confirm the details of the course provider and provide a link to their Privacy Statement and will ask you for your permission to transfer your personal data to that course provider so that you can book a course with them.
If you consent, we will share the following personal data with the course provider:
- Your first name and last Name
- Your driving licence number
- Your month & year of birth
- Your email address
- Your telephone number
- Your postal address
- The name of the Relevant Police Force
- The reference number of the offence from their policing system
- The expiry date which details when you need to have attended & completed the NDORS course
- The AttendanceID which has been assigned to your record
- Your language preference (English / Welsh)
- Your session language settings (English / Welsh).
The course provider may collect additional information from you to ensure the course delivery meets your personal needs. This additional information is not shared with UKROEd or the Relevant Police Force.
The course provider will inform the DORS+ system of your course booking and when you have completed the NDORS Course. This information will be shared with the Relevant Police Force.
Course Provider – telephone registration
You are able to Register your acceptance of your Course Offer by telephoning a licensed course provider. They will provide you with a pre-recorded or verbal Privacy Statement which will be a summary of this Privacy Notice.
They will record your Registration details directly into our system. They will collect the same information as we request for the online Registration:
- The reference number from the Relevant Police Force
- The PIN from the Relevant Police Force
- Your first name and last Name
- Your driver number
- Your month & year of birth
- Your email address
- Your telephone number (optional)
- Your Postal Address
- Your Language Preference (based on the language you completed Registration in).
Once you have completed a telephone registration, we will share your registration details with the course provider. These details are the same as will have been shared following a Registration via the Offer Portal.
Driver Top-Up – pseudonymised reference
Driver Top-Up is a programme of additional learning material that will be available to anyone who has completed an NDORS course. The material is intended to top-up the learning from the NDORS course. The driver top-up (DTU) material will be free to access.
- On confirmation of a course completion, we will create a pseudonymised reference for you. This will be emailed to you with your course completion email
- When you access the Driver Top-Up content this pseudonymised reference is shared with our suppliers who support the Driver Top-Up service
- The Driver Top-Up system verifies the reference number against your DORS+ record
- We do not share any of your personal details with the Driver Top-Up service
- The Driver Top-Up service will ask you for an email address when you initially register. This email address is not linked to your DORS+ record.
If you fail to provide personal data:
Please note that the personal information collected during registration is required in order for you to book and complete an NDORS Course.
If you do not wish to complete the NDORS Course, you may contact the Relevant Police Force at any stage to progress the Road Traffic offences via a different process.
Accessing and updating your data
You can access your data on our system at any time via the DORS+ Offer Portal by:
- Entering your reference number and PIN in the Register section
- Entering your reference number and driver number (instead of a PIN) in the Register section
- Entering your username and password in Login.
How and why we share your data:
We will disclose your personal data in the following circumstances, to the extent necessary to achieve the following purposes:
With the Relevant Police Force:
- Encrypted messages sent over the Public Services Network to:
- Check your eligibility for a course offer
- Inform them of status changes for your course offer
- Inform them of address updates to ensure your details on their systems are kept up to date
- By a registered user from the Relevant Police Force logging into our system to:
- Check your eligibility for a course offer
- Review the status of your course offer
- Review, update, or amend your data at your request
- Run and extract reports.
With other Police Forces:
- Encrypted messages sent over the Public Service Network to:
- Check your eligibility for a course offer
- By a registered user logging into our system to:
- Check your eligibility for a course offer
With the Course Provider that you have consented to share your details:
- Encrypted messages sent over the internet to:
- Create a record for you on their system
With the Course Provider you have booked a course with:
- Encrypted messages sent over the internet to:
- Create a record for you on their system
- Provide updates when your data has been updated in our system to ensure that the details they hold are up-to-date
With our Driver Top-Up programme :
- Driver Top-Up
- When you access the Driver Top-Up content you share a pseudonymised reference with our suppliers of the Driver Top-Up programme
- The Driver Top-Up system verifies the reference number against your DORS+ record
- We do not share any of your personal details with Driver Top-Up
- Driver Top-Up will ask you to provide an email address to register.
How we store and protect your data:
We have put in place appropriate security measures to prevent your personal information from being accidentally lost, used or accessed in an unauthorised way, altered or disclosed. Your data is encrypted in transit and at rest in our system.
The DORS+ system is accredited by the National Police Information Risk Management Team at the Home Office. They provide an independent review of the security processes and procedures that we have put in place.
The DORS+ system is subjected to independent security testing (at CHECK level) on an annual basis.
The DORS+ system is hosted, and your data is stored in, UK based data centres that have been accredited as Police Assured Secure Facilities. We do not store, process, or transfer your data outside of the UK.
In addition, we limit access to personal data held on the DORS+ system to those employees, agents, contractors and other third parties who have a business need-to-know and who have been vetted by the Police. All such access is audited, and such persons are subject to a duty of confidentiality.
You are able to see who has accessed your data via the account activity function when you login to your account.
Data Retention Policy:
We will only retain your personal data for as long as necessary to fulfil the purposes we collected it for.
If you have attended an NDORS Course, your data will be retained on the DORS+ system for a period of 3.5 years to facilitate eligibility checks and to support research carried out in relation to data which has been aggregated and anonymised, for the purpose of assessing re-offending rates, for example. If you create an account, you can opt in to an extended data retention period of up to 6 years.
If you do not attend an NDORS Course, your data will be retained on the DORS+ system for a period of 12 months to support the fixed penalty notice process of the Relevant Police Force.
If you consent to share your data with a course provider, they are permitted to retain the personal information you provided during registration for a period of:
- 5 days if you do not book a course with them;
- 7 days after your expiry date if you book a course but subsequently cancel it;
- 1 year from the course date if you book a course which is updated to: attended & completed, attended and not completed, did not attend, or offer withdrawn;
- The course provider may retain reference numbers from policing systems or from DORS+ for a longer period to meet financial payment regulations.
Data Deletion Process:
On a monthly basis, we will identify records which are recorded on the DORS+ system that fall outside of our Data Retention Policy. These records will be scheduled for deletion via an automated process during the next calendar month.
Following deletion, records will be retained within offline data back-ups for a further period of 14-days. In the unlikely event that deleted records are restored to the system from these offline back-up files, the records will be identified by the Deletion Process when it next runs and the records will be deleted during the following calendar month.
Your rights:
You have certain rights, some of which apply in certain circumstances, in respect of the personal data under the UK General Data Protection Regulation, as summarised below:
- you may have the right in accordance with applicable data protection law to have personal data we hold about you rectified or restricted
- you may, in some circumstances, have the right to have personal data we hold about you deleted (although note that this may not apply to some of the data we hold about you for specific legal reasons which will be notified to you, if applicable, at the time of your request);
- you may have the right to object to how we process your personal data on grounds relating to your particular situation. You may also have the right to request access to your personal data that we hold and to receive certain information relating to that data (commonly known as a “data subject access request”). You have access to all of your personal data on our system via the DORS+ Offer Portal. Please refer to the section on “Accessing & updating your data” above
If you wish to exercise any of the rights set out above in respect of your personal data, please contact us by writing to us at the following address:
FAO: Data Protection Officer
UKROEd Ltd, Colwyn Chambers, York Street, Manchester M2 3BA
Email:[email protected]
We will ask you to verify your identity if you make a request to us to exercise any of the rights set out above. We may also contact you to ask you for further information in relation to your request to speed up our response. You will not have to pay a fee to access your personal data (or to exercise any of the other rights). However, we may charge a reasonable fee if your request is clearly unfounded, repetitive or excessive. Alternatively, we may refuse to comply with your request in these circumstances.
You have the right to make a complaint at any time to the Information Commissioner’s Office (ICO), the UK supervisory authority for data protection issues (www.ico.org.uk). We would, however, appreciate the chance to deal with your concerns before you approach the ICO, so please do contact us in the first instance and we shall endeavour to resolve your complaint.
Your duty to inform us of changes:
It is important that the personal data we hold about you is accurate and current. You can access and update your data at any time via the DORS+ Offer Portal. Please refer to the section on “Accessing & updating your data” above. We may provide the updated data to the Relevant Police Force and the relevant course provider to assist them in keeping the data they hold on you accurate also.
Contact us:
If you need further information or have any questions or complaints about our privacy policy or practices, please contact us at [email protected] (for the attention of: Data Protection Officer).
https://offer.ndors.org.uk/privacy
Datganiad Preifatrwydd DORS+
Diwygiwyd ddiwethaf: Hydref 2024
Adolygiad nesaf: Mehefin 2025
Ynghylch NDORS ac amdanom ni:
Mae’r Cynllun Cenedlaethol Ailhyfforddi Troseddwyr Gyrru (NDORS) yn cynnig cyfle i fodurwyr sydd wedi cael eu dal yn cyflawni trosedd draffig berthnasol fynd ar gwrs sy’n canolbwyntio ar ailaddysgu ac sydd wedi’i lunio i sicrhau gwell cydymffurfiad â’r ddeddfwriaeth Traffig Ffyrdd.
Cynhelir NDORS ar gyfer ac ar ran y gwasanaethau heddlu yn y Deyrnas Unedig. Yn rheoli a gweinyddu NDORS mae UKROED Ltd (sef cwmni cyfyngedig sydd wedi’i gofrestru yng Nghymru a Lloegr dan y rhif cwmni 8773977, ac sydd â’r cyfeiriad cofrestredig Colwyn Chambers, York Street, Manceinion M2 3BA).
UKROEd Ltd yw cwmni gweithredu’r Ymddiriedolaeth Diogelwch ar y Ffyrdd, sef ymddiriedolaeth elusennol (rhif elusen 1156300) sy’n ymroddedig i gefnogi prosiectau a gwaith ymchwil sydd â’r nod o wneud y ffyrdd yn fwy diogel i bob un o’u defnyddwyr.
Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am NDORS, UKROEd a’r Ymddiriedolaeth Diogelwch ar y Ffyrdd drwy fynd i’n gwefannau:
https://roadsafetytrust.org.uk/
Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rhoi gwybodaeth i unigolion sydd wedi cael cyfle gan yr Heddlu i fynd ar gwrs o dan NDORS (Cwrs NDORS) am y ffordd yr ydym yn darganfod, casglu a phrosesu eich data personol. Darllenwch y polisi preifatrwydd hwn yn ofalus os gwelwch yn dda. O bryd i’w gilydd, efallai y byddwn yn cyhoeddi hysbysiadau preifatrwydd wedi eu diweddaru i chi sy’n ymwneud â’r ffordd yr ydym yn casglu data personol amdanoch chi a byddwn yn tynnu eich sylw atynt.
Mae UKROEd Ltd yn rheoli gweithrediad system dechnoleg gwybodaeth ganolog o’r enw DORS+ (system DORS+), sy’n cael ei defnyddio gan heddluoedd a Darparwyr Cyrsiau achrededig. Rhan o’i swyddogaeth yw cefnogi rheolaeth a gweinyddiaeth NDORS mewn perthynas â throseddau Traffig Ffordd.
Mae’r cyfeiriadau yn y polisi preifatrwydd hwn at “ UKROEd ”, “ ni ” a “ ninnau ” yn gyfeiriadau at UKROEd Ltd.
At ddibenion deddfwriaeth diogelu data, rydym ni a’r heddlu a’ch gwahoddodd i fynd ar Gwrs NDORS (yr Heddlu Perthnasol) yn gyd-reolwyr y data a gawn gennych at ddibenion gwirio eich cymhwysedd i fynd ar Gwrs NDORS a thracio eich presenoldeb ar Gwrs NDORS. Mae hyn yn golygu ein bod ninnau, ynghyd â’r Heddlu Perthnasol, yn gyfrifol am benderfynu sut yr ydym yn dal ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol amdanoch chi.
Y mathau o ddata a gasglwn amdanoch chi, a sut yr ydym yn casglu ac yn defnyddio data o’r fath:
Ystyr data personol yw unrhyw wybodaeth am unigolyn a fydd yn dangos pwy yw’r person hwnnw. Nid yw’n cynnwys data lle mae’r hunaniaeth wedi’i ddileu (data dienw).
Rydym yn lleihau cymaint ag y gallwn faint o ddata personol yr ydym yn ei gasglu a’i brosesu amdanoch chi mewn cysylltiad ag NDORS.
Byddwn yn sicrhau data personol penodol amdanoch chi gan yr Heddlu Perthnasol.
Rydym wedi nodi isod y mathau o ddata personol y gallem eu casglu, eu defnyddio, eu storio a’u trosglwyddo amdanoch chi ac ymhle a sut yr ydym yn sicrhau gwybodaeth o’r fath.
Yr wybodaeth a gasglwn gan yr Heddlu Perthnasol:
Er mwyn i chi allu mynd ar Gwrs NDORS, bydd yr Heddlu Perthnasol yn ychwanegu manylion penodol i’r system DORS+ i’ch galluogi chi i gofrestru ar gyfer y Cwrs NDORS, gan gynnwys:
- eich rhif gyrrwr;
- data cyfeirio sy’n ymwneud â’r drosedd traffig ffyrdd sy’n cael ei phrosesu, gan gynnwys:
- Enw’r Heddlu Perthnasol
- Dyddiad y drosedd sy’n cael ei phrosesu
- Cod Trosedd Cenedlaethol sy’n manylu ar ba drosedd sy’n cael ei phrosesu
- Rhif cyfeirio’r drosedd o’u system blismona
- Rhif Adnabod Personol (PIN)
- Y dyddiad dod i ben sy’n dangos erbyn pryd y mae angen i chi fod wedi mynychu’r cwrs NDORS a’i gwblhau
- Mae’r system DORS+ yn neilltuo dau rif cyfeirio unigryw yn awtomatig i’r wybodaeth hon:
- ID y drosedd sy’n cael ei ddychwelyd i’r Heddlu
- ID presenoldeb sydd ar gael i’ch darparydd cwrs dewisedig
Yr wybodaeth a gasglwn gennych chi:
Byddwn yn casglu data personol yn uniongyrchol gennych chi wrth i chi fynd i mewn i Borth Cynnig DORS+, pan fyddwch yn:
Cofrestru:
- Eich rhif cyfeirio
- Eich Rhif Adnabod Personol (PIN) neu Rif Gyrrwr
- Cyfeiriad IP y cyfrifiadur a ddefnyddiwyd gennych i gysylltu â Phorth Cynnig DORS+
- Y dyddiad a’r amser pan oeddech wedi mewngofnodi i Borth Cynnig DORS+
Mewngofnodi:
- Eich cyfeiriad e-bost
- Eich cyfrinair
- Cyfeiriad IP y cyfrifiadur a ddefnyddiwyd gennych i gysylltu â Phorth Cynnig DORS+
- Y dyddiad a’r amser pan oeddech wedi mewngofnodi i Borth Cynnig DORS+
Defnyddio’r swyddogaeth “Wedi Anghofio Eich Rhif Cyfeirio”:
- Eich rhif gyrrwr
- Eich cod post
- Eich rhif ffôn
- Eich cyfeiriad e-bost
- Rhif(au) cyfeirio a anfonwyd i’ch e-bost
- Cyfeiriad IP y cyfrifiadur a ddefnyddiwyd gennych i gysylltu â Phorth Cynnig DORS+
- Y dyddiad a’r amser y gwnaethoch ddefnyddio’r swyddogaeth
Defnyddio’r swyddogaeth “Wedi Anghofio eich Cyfrinair”:
- Eich cyfeiriad e-bost
- Mis a blwyddyn eich geni
- Cyfeiriad IP y cyfrifiadur a ddefnyddiwyd gennych i gysylltu â Phorth Cynnig DORS+
- Y dyddiad a’r amser yr ydych yn mewngofnodi i Borth Cynnig DORS+
Byddwn yn casglu data personol yn uniongyrchol gennych pan fyddwch yn Cofrestru eich bod yn derbyn eich Cynnig Cwrs NDORS drwy Borth Cynnig DORS+, gan gynnwys:
- Eich enw cyntaf a’ch cyfenw
- Eich rhif gyrrwr (opsiynol os ydych yn derbyn cynnig cwrs ar gyfer trosedd nad yw’n ardystiadwy)
- Mis a blwyddyn eich geni
- Eich cyfeiriad e-bost
- Eich rhif ffôn (opsiynol)
- Eich cyfeiriad post
- Eich dewis iaith (wedi’i seilio ar yr iaith yr oeddech wedi ei defnyddio i gwblhau’r cofrestriad)
- Os byddwch yn dewis creu Cyfrif defnyddiwr fel rhan o’r broses Gofrestru, byddwn hefyd yn gofyn am:
- Gyfrinair
- Eich dewisiadau cyfathrebu
- o Derbyn negeseuon e-bost pan fydd statws eich Cwrs NDORS yn cael ei newid
- o Derbyn gwahoddiadau e-bost achlysurol i roi adborth neu gymryd rhan mewn gwaith ymchwil
- Gofyn am gyfnod cadw estynedig (o 6 mlynedd)
Gwybodaeth a gasglwn o ryngweithiadau neu dechnolegau awtomataidd:
Pan fyddwch yn rhyngweithio gyda Phorth Cynnig DORS+, byddwn yn casglu gwybodaeth yn awtomatig am eich math o ddyfais a’r porwr gwe yr ydych yn ei ddefnyddio. Rhaid cael yr wybodaeth hon i sicrhau bod y llun ar y sgrin yn dangos yn glir. Rydym yn casglu’r data personol hwn gan ddefnyddio cwcis, cofnodion y gweinydd a thechnolegau tebyg eraill.
Gweler ein Polisi Cwcis i gael rhagor o wybodaeth.
Sut yr ydym yn defnyddio eich data:
Dim ond i’r dibenion canlynol y mae UKROEd yn defnyddio eich data:
- gwirio eich bod yn gymwys i fynd ar Gwrs NDORS;
- gwirio mai chi yw’r unigolyn yr anfonodd yr heddlu Gynnig Cwrs NDORS ato/ati;
- canfod y Lleoliad Cwrs agosaf at eich Cyfeiriad Post a ddarparwyd yn ystod y Cofrestriad;
- tracio eich cynnig Cwrs NDORS a’ch presenoldeb ar Gwrs NDORS;
- cynhyrchu anfonebau ac alldaliadau ac ymchwilio i unrhyw broblemau sy’n codi gyda’r rhain;
- cynnig y cyfle ichi gael mynediad i wasanaeth Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr
- diogelu eich buddion hanfodol drwy ryddhau eich manylion cysylltu i awdurdodau iechyd cyhoeddus mewn amgylchiadau eithriadol (e.e. ymateb i gais Profi ac Olrhain Covid-19).
Yr unig adeg y byddwn yn casglu ac yn prosesu eich gwybodaeth bersonol yw pan fydd gennym sail gyfreithiol o dan ddeddfau diogelu data i wneud hynny, sef bod y prosesu’n angenrheidiol ar gyfer perfformio tasg sy’n cael ei gwneud er budd y cyhoedd ac o dan reolaeth awdurdod swyddogol.
Mae’n bosibl y byddwn yn cynhyrchu ystadegau dienw a chyfanredol yn ymwneud â Chynigion Cwrs a Phresenoldeb ar Gyrsiau NDORS, i Heddluoedd, Darparwyr Cyrsiau, adrannau o’r llywodraeth a rhanddeiliaid perthnasol eraill. Mae’n bosib y daw data cyfanredol o’ch data personol ond ni ystyrir hwn yn ddata personol yn gyfreithiol am nad yw’r data hwn bellach yn datgelu pwy ydych chi yn uniongyrchol nac yn anuniongyrchol.
Gallem ddefnyddio eich data personol i gyfathrebu gyda chi:
- Byddwn yn anfon e-bost i’r cyfeiriad e-bost a ddarperir gennych yn ystod cofrestriad i gadarnhau eich bod wedi cofrestru
- Gallem anfon neges e-bost i’ch atgoffa os ydych wedi cofrestru ar ein system ond heb archebu eich cwrs
- Byddwn yn anfon e-bost i’ch cyfeiriad e-bost cofrestredig i gadarnhau eich bod wedi mynychu a chwblhau eich cwrs NDORS ac i gynnig y cyfle i chi gael mynediad i wasanaeth Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr
- Gallem anfon neges e-bost i’ch atgoffa gyda’ch cod mynediad Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr ar ôl cwblhau’r cwrs
- Os byddwn angen cysylltu â chi mewn perthynas â’ch cwrs NDORS, efallai y byddwn yn defnyddio’r cyfeiriad e-bost, rhif ffôn a/neu gyfeiriad post a ddarparwyd gennych wrth gofrestru i wneud hynny
- Ni fyddwn yn anfon unrhyw gyfathrebiad arall atoch heblaw eich bod yn gofyn i ni wneud hynny fel rhan o’ch dewisiadau ar gyfer eich cyfrif.
Nid ydym yn:
- Defnyddio eich data personol at ddibenion marchnata
- Rhannu eich data personol gydag unrhyw sefydliad i ddibenion marchnata
- Caniatáu i unrhyw ddarparydd cwrs trwyddedig sy’n darparu Cyrsiau NDORS ddefnyddio’r data yr ydym wedi’i ddarparu iddynt at ddibenion marchnata
- Rhannu eich data personol gyda chwmnïau yswiriant
- Caniatáu i unrhyw ddarparydd cwrs trwyddedig sy’n darparu Cyrsiau NDORS rannu eich data personol gyda chwmnïau yswiriant.
Gyda phwy rydyn ni’n rhannu eich data:
Rydym yn defnyddio darparydd trydydd parti i letya, cefnogi a chynnal a chadw’r system DORS+. Nid oes gan y trydydd parti hwn ganiatâd i brosesu eich data personol heblaw at ddibenion penodol a, phan fyddant yn prosesu data personol ar ein rhan, yn unol â’n cyfarwyddiadau ni.
Rydym yn defnyddio cyfleuster chwilio am gyfeiriad gan Experian i ganfod eich cyfeiriad post yn ystod y cofrestriad. Rydym yn rhannu eich enw tŷ/rhif tŷ a’ch cod post i wneud hyn.
Rydym yn defnyddio Google Maps i ganfod y lleoliad cwrs agosaf at eich cyfeiriad post. Rydym yn rhannu eich cyfeiriad post i wneud hyn.
Rydym yn defnyddio darparydd trydydd parti i letya, cefnogi a chynnal a chadw gwasanaeth Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr. Yr unig adeg y byddwn yn rhoi cyfeiriad dan ffugenw i’r darparydd hwn yw pan fyddwch yn cael mynediad i wasanaeth Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr.
Gallem hefyd rannu data personol gyda:
- ein cyfreithwyr a chynghorwyr proffesiynol eraill os bydd angen er mwyn iddynt roi cyngor i ni;
- unrhyw gorff olynol i UKROEd sydd â’r cyfrifoldeb am reoli a gweinyddu NDORS ar ran yr heddluoedd;
- Awdurdodau Iechyd Cyhoeddus mewn amgylchiadau eithriadol a lle mae’n hanfodol ar gyfer eich lles chi i ni wneud hynny – mae’r Awdurdodau Iechyd Cyhoeddus yn gweithredu fel Rheolwyr Data yn y cymhwyster hwn.
Darparwyr cyrsiau – Cofrestru drwy Borth Cynnig DORS+ :
Pan fyddwch wedi cwblhau’r broses gofrestru drwy Borth Cynnig DORS+, byddwn yn defnyddio eich cyfeiriad post cofrestredig i ganfod y lleoliad cwrs agosaf. Rydym yn rhannu eich cyfeiriad post gyda Google Maps i’r pwrpas hwn. Gallwch addasu’r chwiliad i ganfod lleoliad cwrs gwahanol.
Unwaith y byddwch wedi dewis lleoliad cwrs, rydym yn canfod y darparydd cwrs sydd wedi ei drwyddedu i ddarparu Cyrsiau NDORS yn y lleoliad hwnnw. Byddwn yn cadarnhau manylion y darparydd cwrs ac yn darparu dolen i’w Datganiad Preifatrwydd a byddwn yn gofyn i chi am eich caniatâd i drosglwyddo eich data i’r darparydd cwrs hwnnw er mwyn i chi allu archebu cwrs gyda nhw.
Os byddwch yn caniatáu, byddwn yn rhannu’r data personol dilynol gyda’r darparydd cwrs:
- Eich enw cyntaf a’ch cyfenw
- Rhif eich trwydded yrru
- Mis a blwyddyn eich geni
- Eich cyfeiriad e-bost
- Eich rhif ffôn
- Eich cyfeiriad post
- Enw’r Heddlu Perthnasol
- Rhif cyfeirio’r drosedd o’u system blismona
- Y dyddiad dod i ben sy’n nodi erbyn pryd y mae angen i chi fod wedi mynychu a chwblhau’r cwrs NDORS
- Yr ID Presenoldeb a roddwyd i chi ar eich cofnod
- Eich dewis iaith (Cymraeg/Saesneg)
- Gosodiadau iaith eich sesiwn (Cymraeg / Saesneg).
Gallai darparydd y cwrs gasglu gwybodaeth ychwanegol gennych chi i sicrhau bod darpariaeth y cwrs yn ateb eich anghenion personol. Ni fydd yr wybodaeth ychwanegol hon yn cael ei rhannu gydag UKROEd na’r Heddlu Perthnasol.
Bydd darparydd y cwrs yn rhoi gwybod i’r system DORS+ pan fyddwch wedi archebu cwrs a phan fyddwch wedi cwblhau’r Cwrs NDORS. Bydd yr wybodaeth hon yn cael ei rhannu gyda’r Heddlu Perthnasol.
Darparydd y Cwrs – cofrestru dros y ffôn
Gallwch Gofrestru eich bod yn derbyn eich Cynnig Cwrs drwy ffonio darparydd cwrs trwyddedig. Byddant hwy’n rhoi Datganiad Preifatrwydd wedi’i recordio o flaen llaw neu ar lafar i chi a bydd hwnnw’n grynodeb o’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn.
Byddant yn cofnodi eich manylion Cofrestru yn uniongyrchol ar ein system ni. Byddant yn casglu’r un wybodaeth ag y byddwn ninnau ar gyfer y Cofrestru ar-lein.
- Y rhif cyfeirio gan yr Heddlu Perthnasol
- Y PIN gan yr Heddlu Perthnasol
- Eich enw cyntaf a’ch cyfenw
- Eich rhif gyrrwr
- Mis a blwyddyn eich geni
- Eich cyfeiriad e-bost
- Eich rhif ffôn (opsiynol)
- Eich cyfeiriad Post
- Eich Dewis Iaith (ar sail yr iaith a ddefnyddiwyd gennych i gwblhau eich Cofrestriad).
Unwaith y byddwch wedi cwblhau cofrestriad dros y ffôn, byddwn yn rhannu eich manylion cofrestru â’r darparydd cwrs. Bydd y manylion hyn yr un fath â’r rhai a fydd wedi cael eu rhannu yn dilyn Cofrestriad drwy’r Porth Cynnig
Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr – cyfeiriad dan ffugenw
Mae Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr yn rhaglen o ddeunyddiau ychwanegol a fydd ar gael i unrhyw un sydd wedi cwblhau cwrs NDORS. Diben y deunydd yw atgoffa’r unigolyn o’r hyn a ddysgwyd ar y cwrs NDORS. Bydd yn bosibl cael mynediad i’r deunydd Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr yn rhad ac am ddim.
- Pan fyddwn yn cael cadarnhad fod cwrs wedi’i gwblhau, byddwn yn creu cyfeiriad dan ffugenw ar eich cyfer. Bydd hwn yn cael ei e-bostio i chi gyda’ch e-bost cwblhau cwrs
- Pan fyddwch yn cael mynediad i gynnwys Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr bydd y cyfeiriad dan ffugenw hwn yn cael ei rannu â’n cyflenwyr sy’n cefnogi gwasanaeth Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr
- Mae system Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr yn dilysu’r rhif cyfeirio yn erbyn eich cofnod DORS+
- Nid ydym yn rhannu unrhyw un o’ch manylion personol gyda gwasanaeth y Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr
- Bydd gwasanaeth y Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr yn gofyn i chi am gyfeiriad e-bost pan fyddwch yn cofrestru i ddechrau. Nid yw’r cyfeiriad e-bost hwn wedi’i gysylltu â’ch cofnod DORS+.
Os na fyddwch yn darparu data personol:
Nodwch os gwelwch yn dda bod yr wybodaeth bersonol a gasglwn yn ystod y cofrestriad yn ofynnol er mwyn i chi allu archebu a chwblhau cwrs NDORS.
Os nad ydych eisiau cwblhau’r Cwrs NDORS, gallwch gysylltu â’r Heddlu Perthnasol ar unrhyw adeg i symud y troseddau Traffig Ffyrdd ymlaen drwy broses wahanol.
Cael gafael ar eich data a’i ddiweddaru:
Gallwch gael gafael ar eich data ar ein system unrhyw bryd drwy Borth Cynnig DORS+ drwy:
- Nodi eich rhif cyfeirio a’ch PIN yn yr adran Cofrestru
- Nodi eich rhif cyfeirio a’ch rhif gyrrwr (yn lle PIN) yn yr adran Cofrestru
- Nodi eich enw defnyddiwr a’ch cyfrinair yn yr adran Mewngofnodi.
Sut a pham ein bod yn rhannu eich data:
Byddwn yn datgelu eich data personol yn yr amgylchiadau canlynol, i’r graddau sydd eu hangen i gyflawni’r dibenion canlynol:
Gyda’r Heddlu Perthnasol:
- Negeseuon wedi’u hamgryptio sy’n cael eu hanfon dros y Rhwydwaith Gwasanaethau Cyhoeddus i:
- Sicrhau eich bod yn gymwys i dderbyn cynnig cwrs
- Roi gwybod iddynt am newid i statws eich cynnig cwrs
- Roi gwybod iddynt am newidiadau i’ch cyfeiriad i sicrhau bod y manylion ar eu systemau’n cael eu cadw’n gywir.
- Gan ddefnyddiwr cofrestredig o’r Heddlu Perthnasol sy’n mewngofnodi i’n system i:
- Sicrhau eich bod yn gymwys ar gyfer cynnig cwrs
- Adolygu statws eich cynnig cwrs
- Adolygu, diweddaru neu addasu eich data ar eich cais chi
- Cynnal ac echdynnu adroddiadau
Gyda Heddluoedd eraill:
- Negeseuon wedi’u hamgryptio sy’n cael eu hanfon dros y Rhwydwaith Gwasanaethau Cyhoeddus i:
- Sicrhau eich bod yn gymwys ar gyfer cynnig cwrs
- Gan ddefnyddiwr cofrestredig sy’n mewngofnodi i’n system i:
- Sicrhau eich bod yn gymwys ar gyfer cynnig cwrs
Gyda’r Darparydd Cwrs yr ydych wedi cytuno i rannu eich manylion â nhw:
- Negeseuon wedi’u hamgryptio sy’n cael eu hanfon dros y rhyngrwyd i:
- Greu cofnod i chi ar eu system
Gyda’r Darparydd Cwrs yr ydych wedi archebu eich cwrs â nhw:
- Negeseuon wedi’u hamgryptio sy’n cael eu hanfon dros y rhyngrwyd i:
- Greu cofnod i chi ar eu system
- Ddarparu diweddariadau pan fydd eich data wedi’i ddiweddaru yn ein system i sicrhau bod y manylion sydd ganddynt wedi’u diweddaru
Gyda’n Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr :
- Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr
o Pan fyddwch yn cael mynediad i gynnwys y Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr byddwch yn rhannu cyfeiriad dan ffugenw â chyflenwyr y Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr
o Mae system y Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr yn dilysu’r rhif cyfeirio yn erbyn eich cofnod DORS+
o Nid ydym yn rhannu unrhyw un o’ch manylion personol â’r Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr
o Bydd y Rhaglen Atgoffa’r Gyrwyr yn gofyn i chi ddarparu cyfeiriad e-bost er mwyn cofrestru.
Sut rydym yn storio a diogelu eich data:
Rydym wedi rhoi mesurau diogelu priodol yn eu lle i atal eich gwybodaeth bersonol rhag cael ei cholli yn ddamweiniol, ei defnyddio neu ei gweld mewn ffordd sydd heb eu hawdurdodi, ei haddasu neu ei datgelu. Mae eich data wedi’i amgryptio pan fydd yn cael ei symud a phan fydd wedi’i storio yn ein system.
Mae’r system DORS+ wedi’i hachredu gan Dîm Cenedlaethol Rheoli Risgiau Gwybodaeth yr Heddlu yn y Swyddfa Gartref. Maent yn darparu adolygiad annibynnol o’r prosesau a’r gweithdrefnau diogelwch yr ydym wedi eu rhoi ar waith.
Mae’r system DORS+ yn atebol i brofion diogelwch annibynnol (ar lefel GWIRIO) yn flynyddol.
Mae system DORS+ yn cael ei lletya, ac mae eich data’n cael ei storio, mewn canolfannau data sydd wedi’u lleoli yn y DU sydd wedi eu hachredu’n Gyfleusterau Diogel wedi’u Sicrhau gan yr Heddlu. Nid ydym yn storio, yn prosesu nac yn trosglwyddo eich data y tu allan i’r DU.
Yn ogystal, rydym yn sicrhau bod mynediad at eich data personol sy’n cael ei ddal ar y system DORS+ wedi’i gyfyngu i’r gweithwyr cyflogedig, yr asiantiaid, y contractwyr ac unrhyw drydydd parti arall sydd angen gwybod am resymau busnes ac sydd wedi eu fetio gan yr Heddlu. Mae pob mynediad o’r fath yn cael ei archwilio ac mae pob unigolyn o’r fath yn atebol i ddyletswydd cyfrinachedd.
Gallwch weld pwy sydd wedi cael mynediad at eich data drwy swyddogaeth gweithgaredd y cyfrif pan fyddwch yn mewngofnodi i’ch cyfrif.
Polisi Cadw Data:
Ni fyddwn yn cadw eich data personol yn hirach nag sydd ei angen arnom i gyflawni’r dibenion y casglwyd y data ar eu cyfer.
Os ydych wedi bod ar Gwrs NDORS, byddwn yn cadw eich data ar y system DORS+ am gyfnod o 3.5 mlynedd i hwyluso gwiriadau cymhwysedd ac i gefnogi ymchwil sy’n cael ei wneud mewn perthynas â data a gafodd ei gydgasglu a’i wneud yn ddienw, er mwyn asesu cyfraddau aildroseddu, er enghraifft. Os byddwch yn creu cyfrif, gallwch optio i mewn i gyfnod cadw data estynedig o hyd at 6 mlynedd.
Os nad ydych yn mynychu Cwrs NDORS, bydd eich data’n cael ei gadw ar system DORS+ am gyfnod o 12 mis i gefnogi proses rhybudd cosb sefydlog yr Heddlu Perthnasol.
Os byddwch yn cydsynio i rannu eich data gyda darparydd cwrs, mae ganddyn nhw’r hawl i gadw’r wybodaeth bersonol a roddwyd gennych yn ystod y cyfnod cofrestru am gyfnod o:
- 5 diwrnod os nad ydych yn archebu cwrs gyda nhw;
- 7 diwrnod ar ôl eich dyddiad dod i ben os byddwch yn archebu cwrs ond wedyn yn ei ganslo; ac
- 1 flwyddyn o ddyddiad y cwrs os ydych yn archebu cwrs sy’n cael ei ddiweddaru i: mynychwyd a chwblhawyd, mynychwyd ond ni chwblhawyd, ni fynychwyd, neu tynnwyd y cynnig yn ei ôl;
- Gallai darparydd y cwrs gadw rhifau cyfeirio o systemau plismona neu gan DORS+ am gyfnod hirach i gyflawni rheoliadau taliad ariannol.
Y Broses Ddileu Data:
Bob mis, byddwn yn nodi cofnodion sydd wedi cael eu cofnodi ar y system DORS+ sy’n disgyn y tu allan i’n Polisi Cadw Data. Trefnir bod y cofnodion hyn yn cael eu dileu drwy broses awtomataidd yn ystod y mis calendr nesaf.
Ar ôl cael eu dileu, bydd cofnodion yn cael eu cadw mewn ffeiliau data wrth gefn all-lein am gyfnod pellach o 14 diwrnod. Yn yr achos annhebygol y bydd cofnodion sydd wedi’u dileu yn cael eu hadfer i’r system o’r ffeiliau wrth gefn all-lein hyn, bydd y cofnodion yn cael eu nodi gan y Broses Ddileu pan fydd yn cael ei rhedeg nesaf a bydd y cofnodion yn cael eu dileu yn ystod y mis calendr nesaf.
Eich hawliau:
Mae gennych hawliau penodol, y mae rhai ohonynt yn berthnasol o dan amgylchiadau penodol, mewn perthynas â’r data personol o dan Reoliad Cyffredinol Ewrop ar Ddiogelu Data, fel y maent wedi eu crynhoi isod:
- gallech fod â’r hawl yn unol â’r ddeddf diogelu data berthnasol i gywiro neu i gyfyngu ar ddata personol a ddaliwn amdanoch chi;
- gallech, dan rai amgylchiadau, fod â’r hawl i gael dileu data personol a ddaliwn amdanoch chi (ond nodwch nad yw hyn yn berthnasol o bosib ar gyfer rhywfaint o’r data a ddaliwn amdanoch am resymau cyfreithiol penodol y byddwn yn rhoi gwybod i chi amdanynt, os yw hynny’n berthnasol, pan fyddwch yn gwneud eich cais);
- efallai y bydd gennych yr hawl i wrthwynebu’r ffordd yr ydym yn prosesu eich data personol ar sail sy’n ymwneud â’ch sefyllfa benodol chi. Gallech hefyd fod â’r hawl i ofyn am fynediad i’ch data personol a ddaliwn amdanoch a derbyn gwybodaeth benodol sy’n ymwneud â’r data hwnnw (a elwir fel arfer yn “gais am fynediad at ddata gan y testun”). Gallwch gael mynediad i’ch holl ddata personol ar ein system drwy Borth Cynnig DORS+. Cyfeiriwch at yr adran “Cael gafael ar eich data a’i ddiweddaru” uchod.
Os byddwch eisiau gweithredu unrhyw rai o’r hawliau sydd wedi’u nodi uchod mewn perthynas â’ch data personol, cysylltwch â ni mewn ysgrifen os gwelwch yn dda yn y cyfeiriad dilynol:
At sylw: Swyddog Diogelu Data
UKROEd Ltd, Colwyn Chambers, York Street, Manceinion M2 3BA
E-bost:[email protected]
Byddwn yn gofyn i chi brofi pwy ydych os byddwch yn gwneud cais i arfer unrhyw rai o’r hawliau uchod. Gallem gysylltu â chi hefyd i ofyn i chi am ragor o wybodaeth mewn perthynas â’ch cais i gyflymu ein hymateb. Ni fydd raid i chi dalu ffi i gael gafael ar eich data personol (nac i arfer unrhyw rai o’r hawliau eraill), ond efallai y byddwn yn codi ffi resymol os nad oes sail eglur i’ch cais, neu os yw’n ailadroddus neu’n ormodol. Fel arall, efallai y byddwn yn gwrthod cydymffurfio â’ch cais dan yr amgylchiadau hyn.
Mae gennych yr hawl i wneud cwyn unrhyw bryd i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef awdurdod goruchwyliol y DU dros faterion diogelu data (www.ico.org.uk ). Byddem, fodd bynnag, yn gwerthfawrogi’r cyfle i ddelio gyda’ch pryderon cyn i chi fynd at yr ICO, felly cysylltwch â ni yn y lle cyntaf a byddwn yn ceisio datrys eich cwyn.
Eich dyletswydd i roi gwybod i ni am newidiadau:
Mae’n bwysig bod y data personol a ddaliwn amdanoch yn gywir a chyfredol. Gallwch gael gafael ar eich data a’i ddiweddaru unrhyw bryd drwy Borth Cynnig DORS+. Cyfeiriwch at yr adran “Cael gafael ar eich data a’i ddiweddaru” uchod. Gallem ddarparu’r data sydd wedi’i ddiweddaru i’r Heddlu Perthnasol a’r darparydd cwrs perthnasol i’w helpu i gadw’r data y maen nhw’n ei ddal amdanoch chi’n gywir hefyd.
Cysylltu â ni:
Os byddwch angen rhagor o wybodaeth neu os oes gennych gwestiynau neu gwynion ynglŷn â’n polisi preifatrwydd neu ein harferion, cysylltwch â ni ar [email protected] (at sylw: Swyddog Diogelu Data).